Afhandeling aangiften sinds Brexit vervijfvoudigd

Wat begon als een noodzaak om zich voor te bereiden op de Brexit is uitgegroeid tot een partnerschap tussen leverancier van douanesoftware AEB en Bongers Expeditie, en heeft die laatste op een geheel nieuw traject van groei gezet. In onderstaand artikel vertellen proces- en applicatiemanager René Wijnants en algemeen directeur Ralph van de Grijp er meer over.

Bongers Expeditie begon ongeveer acht jaar geleden met het gebruik van AEB douaneoplossingen en werd zelfs de allereerste Nederlandse klant van AEB. Toen met het Brexit-referendum in Groot-Brittannië een harde douanegrens in het verschiet lag, was het voor René en Ralph duidelijk dat het bedrijf haar douanesoftware- en processen intern moest upgraden om ervoor te zorgen dat de handel na januari 2021 kon worden voortgezet.

De Nederlandse douane-expediteur behandelde destijds ongeveer 8.000 tot 10.000 aangiften naar derde landen zoals Zwitserland en Noorwegen. De zendingen naar Groot-Brittannië zouden dat aantal aanzienlijk verhogen.

Oplossing
“Een betrouwbare end-to-end oplossing die het gehele import- en exportproces uit handen neemt, dat is wat wij onze klanten wilden bieden”, legt René uit. Na hun opties af te wegen, kwamen hij en Ralph al snel tot het besef dat het inklaren van goederen via een Britse inklaringsagent het meest soepel zou werken, vooral gezien de gevoelige aard van de meeste goederen.

Daarom heeft AEB Bongers voorzien van haar Customs Broker Integration-software, waarmee ze zijn verbonden met een uitstekende inklaringsagent in Groot-Brittannië die importaangiften afhandelt, en een geïntegreerde factureringsoplossing. Customs Broker Integration ontvangt gegevens van haar klanten via een API en dient de uitvoeraangifte in Nederland in met behulp van de AEB direct-filing-oplossing. Vervolgens draagt ​​de Customs Broker Integration van AEB de gegevens over aan de Britse inklaringsagent, die op zijn beurt de Britse invoeraangifte indient.

Het gehele proces wordt binnen één systeem afgehandeld. Omdat voor alle transmissies exact dezelfde gegevensset wordt gebruikt, bestaat er geen risico dat gegevens verloren gaan of per ongeluk worden gewijzigd, zoals gemakkelijk kan gebeuren als deze handmatig worden gekopieerd.

Dankzij de digitale integratie kan Bongers de voortgang van het inklaringsproces volgen, waardoor ze op elk moment volledige transparantie hebben over waar hun goederen zich bevinden en ze uiteraard worden geïnformeerd zodra dit is voltooid.

Het kostte enige tijd voordat alle noodzakelijke onderdelen van een complex douaneproces in elkaar pasten. Elk systeem dat sterk afhankelijk is van automatisering kan slechts zo goed zijn als de gegevens die eraan worden toegevoegd. “We zijn erin geslaagd de datakwaliteit aanzienlijk te verbeteren door bestaande processen opnieuw te evalueren en aan te passen aan de nieuwe opzet”, legt Ralph uit.

Een andere nuttige verbetering was de implementatie van AEB’s Logistics Cost Management waarmee Bongers de gegevens uit Customs Brokers Integration (aantal aangiften, inhoud van zendingen etc.) automatisch in facturen kan invullen, waardoor een flinke hoeveelheid tijdrovend handmatig werk wordt geëlimineerd.

Het resultaat
Begin 2022 waren alle systemen na de aanpassingen operationeel, waardoor Bongers jaarlijks, afhankelijk van het seizoen, zo’n 50.000 tot 55.000 aangiften kon indienen. Dat is vijf keer zoveel als vóór de Brexit. Nu de gegevenskwaliteit uitstekend is en alle processen zijn gestroomlijnd voor maximale snelheid en nauwkeurigheid, verwerkt Bongers grote volumes documenten en data betrouwbaar en zonder enige vertraging op. Met diverse nieuwe douane-experts in de organisatie staan ​​zij sterk in de Nederlandse markt en daarbuiten. Ondertussen is de klant-leverancier relatie met AEB een echt partnerschap geworden, waardoor Bongers in de unieke positie verkeert om als broker en klant op te treden met behulp van broker diensten.

“Met de Brexit in de achteruitkijkspiegel zitten we na alle aanpassingen nu in een goede positie”, aldus René, “en de volgende stappen zullen zijn om als partner in het AEB Customs Broker Network douane-inklaringsdiensten aan te bieden aan AEB-klanten.”

Een voorbeeld van Bongers die exportdiensten levert voor een AEB-klant is een Britse online planten- en bloemenwinkel die planten importeert van Nederland naar het Verenigd Koninkrijk. Tegelijkertijd is Bongers als klant van AEB Customs Broker Integration in staat haar klanten douanediensten in meerdere landen aan te bieden. In een van deze gevallen verzorgen zij voor een van hun belangrijkste klanten exportaangiften van Duitsland naar Noorwegen.